PROTEGER DOCUMENTOS
En casa o en el trabajo, podemos tener documentos privados,
confidenciales, que queremos proteger del acceso o de la edición de los demás.
Para esto, en los distintos programas de edición de textos
se dispone de la opción “Proteger documentos”, “Cifrar documentos” o “guardar
con contraseña”.
Además, existen programas de encriptación, bastante
sencillos en su uso, que permiten proteger los documentos que se desee, ya sea
de la vista o la modificación de terceros.
Las opciones para proteger documentos, como dijimos, son
dos: proteger su edición o su acceso. Veamos una por una.
Microsoft Office, que es el software más utilizado, permite
de modo muy sencillo la protección de los documentos que se generen.
En el menú “Archivo”, seleccionamos la opción “Guardar
como”, y allí en “Herramientas” tendremos las opciones de introducir contraseña
para su apertura o para su modificación.
Además, existe la opción de guardar el documento como de
“Solo lectura”, de modo que cualquier usuario pueda abrirlo, pero no editarlo.
Estas opciones para proteger los documentos son
independientes unas de otras.
En el editor de textos Writer de Open Office, la versión
gratuita del Microsoft Office, que es cada vez más utilizada, también existe la
opción de introducir una contraseña para proteger los documentos generados, aunque
con algunas restricciones.
En este caso también se debe acceder al menú “Archivo” y
allí a "Guardar Como", aunque la opción de poner contraseña estará
disponible únicamente para aquellos documentos que se guarden en el formato
ODT.
Para utilizar esta opción, la contraseña debe de tener un
mínimo de 5 caracteres y sólo cuando se alcance esa cantidad se activará la
casilla “Aceptar” para terminar la operación.
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QUÉ PROGRAMAS USAR
Una de las opciones de software para proteger documentos es
CryptoForge, un programa que permite proteger la privacidad de archivos,
carpetas y mensajes confidenciales. Una vez que la información ha sido encriptada
puede ser almacenada en un medio inseguro o transmitida en una red insegura
(como Internet) y aún así permanecer en el más estricto secreto.
Otro de los programas disponibles para proteger documentos
es Cryptext, una opción sencilla de usar y además, gratis. Con este software se
puede encriptar ficheros de modo potente y el programa se agrega a las opciones
del menú contextual de Windows, por lo que estará siempre disponible de modo
cercano para el usuario.
PROTEGER ARCHIVOS DE
EXCEL
En ocasiones necesitamos proteger nuestros archivos en Excel
para impedir que nos modifiquen los datos, le agreguen o eliminen filas y
columnas, etc.
Se pueden proteger celdas, hojas de cálculo y libros
completos, dependiendo de las necesidades de seguridad de cada usuario.
En este caso, se trabaja con Excel 2007, aunque no hay mucha
diferencia con las versiones anteriores.
Proteger libro: Se puede proteger de dos formas. Para
impedir que un usuario no autorizado pueda abrir el libro, y para permitir que
los usuarios puedan abrir el libro pero que no puedan realizarle cambios.
El procedimiento es dar clic en el botón de office en la
parte superior izquierda de la pantalla, elegir “Guardar como”, y en la parte
inferior izquierda de la ventana que se abre, dar clic en “Herramientas”. Allí
elegir “Opciones generales” que es donde se le asignan las contraseñas, ya sea
para apertura, para escritura o para las dos.
Proteger hoja: Es la más sencilla de todas. Simplemente se
da clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña de la hoja que se
quiere proteger, y allí se despliega un menú en el que aparece la opción
“Proteger hoja”.
Allí se pueden marcar las opciones que se pueden o no
realizar en la hoja como insertar filas, columnas, aplicar formato, insertar
hipervínculos, ordenar, seleccionar celdas, etc.
Proteger celdas: Todo lo que hay que hacer es seleccionar el
rango de celdas que se quieren proteger y dar clic con el botón derecho del
ratón, tras lo cual emerge un menú, en donde se elige la opción “Formato de
celdas”. En la ventana que aparece, se elige la opción “Proteger” y se
selecciona la opción “Bloqueada” u “Oculta”.
La opción “Oculta”, se utiliza para ocultar las formulas que
contienen las celdas, opción muy útil cuando se quiere evitar que los usuarios
se enteren como se ha obtenido algún resultado.
Para que las celdas se puedan proteger, la respectiva hoja
de cálculo debe estar protegida, por tanto, lo primero que se debe hacer es
proteger la hoja de cálculo.
Este tipo de seguridad es apropiada para usuarios que tengan
pocos conocimientos sobre sistemas, ya que para usuarios avanzados les
resultará fácil burlar este tipo de contraseñas.
Si se quiere proteger los archivos a un mayor nivel, es
preciso encriptar los archivos, para lo cual se puede hacer uso de una
excelente aplicación gratuita llamada Androsa FileProtector.
